Työnantajaportaalin käyttäminen
Työnantajaportaalista löydät vuokrasopimukset, yrityksenne yhteyshenkilöt ja palkkaraportit sekä laskuerittely 12/2023 alkaen. Portaalissa on kolme eri välilehteä, joiden sisältö on esitelty tarkemmin alla:
- Sopimukset
- Omat tiedot
- Tiedostot - Vinkkimme palkkahallintoon ja laskujen käsittelyyn
Konserniyritysten yhteyshenkilöt pääsevät kirjautumaan yhdellä käyttäjätunnuksella ja näkevät kaikki konsernin yritykset samasta päänäkymästä.
Yhteyshenkilöt voivat pyytää muiden käyttäjien lisäämistä - ilmoita meille vain lisättävä sähköpostiosoite.
Sopimukset-välilehti
Sopimukset-välilehdeltä löytyy kaikkien työntekijöidenne työsuhdepyöräsopimuksiin liittyvä tieto.
Hakutoiminnon avulla sopimuksia voi hakea työntekijän nimellä, työntekijätunnuksella tai kustannuspaikalla:
Sopimukset-välilehden tiedot voi kopioida ja viedä suoraan Exceliin.
Sopimus-välilehdeltä löydät seuraavat tiedot:
- Sopimuksen tila:
- Allekirjoitettu (vuokrasopimus allekirjoitettu)
- Aktiivinen (vuokrakausi käynnissä), päättynyt (vuokrakausi päättynyt)
- Päättynyt (vuokrasopimus on päättynyt)
- Sopimustunnus, eli S-tunnus
- Työntekijän tiedot (kustannuspaikka ja työntekijätunnus)
- Vuokrakauden alkamis- ja päättymispäivämäärät
- Kaikkien olemassa olevien sopimusten (aktiiviset ja päättyneet) sarakkeita voit järjestää itse painamalla pientä otsakkeen vieressä olevaa nuolta.
- Huomioithan, että sopimukset näkyvät portaalissa vasta kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet sen. Allekirjoitettu sopimus ei näy saman tien vain päivittyy pienellä viiveellä portaaliin.
Sopimuksen tiedot
Klikkaamalla sopimusrivin auki näet tarkemmat tiedot sopimuksesta.
Voit päivittää sopimuksen tietoja suoraan portaaliin:
- Muokkaa-painikkeen kautta voin muuttaa työntekijätunnuksen, kustannuspaikan ja päivittää lisätietoja kuukausiraportille
- Ilmoita työsuhteen muutoksesta -painikkeen kautta ilmoitat kätevimmin työntekijän muuttuvasta työsuhteesta
- Dokumentit-osiosta saat ladattua
- vuokrasopimuksen pdf-muodossa
- pyöräetupolitiikan pdf-muodossa. Huom! Allekirjoitettu pyöräetupolitiikka näkyy portaalissa, jos se on allekirjoitettu samalla sähköpostiosoitteella kuin vuokrasopimus
- Voit lähettää meille viestin klikkaamalla "Lähetä GoByBikelle viesti tähän sopimukseen liittyen"- linkkiä.
Omat tiedot -välilehti
Omat tiedot -välilehdeltä löydät seuraavat tiedot:
- Yrityksenne yhteyshenkilöt
- Kuukausiraporttien, eli palkkaraporttien vastaanottajaosoitteet
- Vuokrasopimusten vastaanottajaosoite
- Yrityksen ilmoittama henkilöstömäärä
- Tilikauden päättymispäivä
- Pyöräetupolitiikan hallinnoiva taho, sekä linkki pyöräetupolitiikkaan
Joitain tiedoista on mahdollista muokata suoraan portaalista. Voit pyytää muiden tietojen muokkaamista asiakaspalvelustamme osoitteesta asiakkaat@gobybike.fi.
Yhteyshenkilöiden muokkaaminen
Raportointiosoitteisiin on mahdollista lisätä useampia henkilöitä. Muutokset pääsee tekemään Muokkaa -painikkeen kautta:
- Sähköpostiosoitteet erotetaan pilkulla toisistaan.
- Tallenna tekemäsi muutokset Tallenna- painikkeesta.
Tiedostot-välilehti
Kuukausiraportit palkkahallinnolle
Kuukausiraporttien avulla pyöräedun käsittelyn aloittaminen ja päättäminen työntekijöiden palkoissa käy kätevästi. Raportilla on listattu alkavat, aktiiviset ja päättyvät vuokrasopimukset sekä mahdolliset erityishuomiot sopimuksista.
Laskuerittelyt
Laskuerittelyt löytyvät portaalista 12/2023 alkaen .xlsx-muodossa.
Vinkki! Laskumme on eritelty kustannuspaikoittain. Saatte itse laskun kätevästi suoraan sopimuksittain eriteltynä lisäämällä Kustannuspaikka-kenttään myös työntekijän nimen (Esim. "111 - Terttu Työsuhdepyöräilijä"). Näin erillistä laskuerittelyä ei välttämättä tarvitse käydä lataamassa kuukausittain portaalista lainkaan.
Kustannuspaikan voi päivittää Sopimukset-välilehden kautta ja sen sisältö näkyy myös kuukausiraportillanne.
Pääset kirjautumaan ulos portaalista kaikilta välilehdiltä Kirjaudu ulos -linkistä.