Asiakassivujen käyttäminen
Asiakassivuilla on kuusi eri välilehteä, joiden sisältö on esitelty tarkemmin alla olevassa videossa. Löydät tekstimuotoisen ohjeistuksen videon jälkeen.
Sisällysluettelo
Konserniyritysten yhteyshenkilöt pääsevät kirjautumaan yhdellä käyttäjätunnuksella ja näkevät kaikki konsernin yritykset samasta päänäkymästä.
Pyöräetuvastaavanne hallinnoi asiakassivujenne käyttäjiä. Käyttäjien lisäämisestä voit lukea lisää täällä.
Etusivu
Etusivulta löydät viimeisimmät ilmoitukset sekä ajankohtaiset kuulumiset videomuodossa.
Vuokrasopimukset
Vuokrasopimukset-välilehdeltä löytyy kaikkien työntekijöidenne vuokrasopimuksiin liittyvä tieto.
Hakutoiminnon avulla sopimuksia voi hakea työntekijän nimellä, työntekijätunnuksella tai kustannuspaikalla:
Vuokrasopimusten tiedot voi kopioida ja viedä suoraan Exceliin. Voit myös ladata kaikkien sopimusten tiedot Excel-muodossa Lataa kaikki -painikkeella.
Vuokrasopimus-välilehden tiedot:
- Sopimuksen tilan selitteet:
- Allekirjoitettu (vuokrasopimus allekirjoitettu)
- Aktiivinen (vuokrakausi käynnissä)
- Päättynyt (vuokrasopimus on päättynyt)
- Voit järjestää sopimukset haluamasi sarakkeen mukaan klikkaamalla pientä nuolta sarakkeiden otsikoiden vieressä
- Huomioithan, että sopimukset näkyvät asiakassivuilla vasta kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet sen. Allekirjoitettu sopimus ilmestii asiakassivuille pienellä viiveellä.
Vuokrasopimuksen tiedot
Klikkaamalla sopimustunnusta näet tarkemmat tiedot sopimuksesta.
Voit päivittää sopimuksen tietoja suoraan asiakassivuilla:
- Muokkaa-painikkeen kautta voit muuttaa työntekijätunnuksen, kustannuspaikan ja päivittää lisätietoja raportointiin
- Ilmoita työsuhteen muutoksesta -painikkeen kautta ilmoitat kätevimmin työntekijän muuttuvasta työsuhteesta
- Dokumentit-osiosta saat ladattua
- vuokrasopimuksen pdf-muodossa
- pyöräetupolitiikan pdf-muodossa. Huom! Allekirjoitettu pyöräetupolitiikka näkyy vain jos se on allekirjoitettu samalla sähköpostiosoitteella kuin vuokrasopimus
- Voit lähettää meille viestin klikkaamalla pientä kolmiota "Lähetä GoByBikelle viesti tähän sopimukseen liittyen" -tekstin vieressä.
Raportit
Kuukausiraportit palkkahallinnolle
Kuukausiraporttien avulla pyöräedun käsittelyn aloittaminen ja päättäminen työntekijöiden palkoissa käy kätevästi. Raportilla on listattu alkavat, aktiiviset ja päättyvät vuokrasopimukset sekä mahdolliset erityishuomiot sopimuksista.
Laskuerittelyt
Laskuerittelyt löytyvät portaalista 12/2023 alkaen .xlsx-muodossa.
Vinkki! Laskumme on eritelty kustannuspaikoittain. Saatte itse laskun kätevästi suoraan sopimuksittain eriteltynä lisäämällä Kustannuspaikka-kenttään myös työntekijän nimen (Esim. "111 - Terttu Työsuhdepyöräilijä"). Näin erillistä laskuerittelyä ei välttämättä tarvitse käydä lataamassa kuukausittain portaalista lainkaan.
Kustannuspaikan voi päivittää Sopimukset-välilehden kautta ja sen sisältö näkyy myös kuukausiraportillanne.
Asetukset
Asetukset -välilehdeltä löydät neljä alavälilehteä:
Yrityksen tiedot
Tältä välilehdeltä löydät ja pääset muokkaamaan yrityksenne perustietoja, kuten osoite, henkilöstömäärä ja tilikauden päättymispäivä.
Löydät välilehdeltä myös yrityksenne palvelusopimuksen sekä linkin pyöräetupolitiikkaanne, mikäli se on GoByBiken sähköisessä allekirjoituksessa.
Sopimukset
Tällä välilehdellä pääset asettamaan sähköpostiosoitteen johon lähetämme vuokrasopimukset allekirjoitettavaksi sekä vuokrasopimustenne kielen.
Laskutus ja raportointi
Tällä välilehdellä pääset asettamaan sähköpostiosoitteet, joihin lähetämme kuukausiraporttinne sekä vuosittaisen leasingvastuuraportin.
Pääset myös asettamaan yrityksenne laskutustiedot.
Käyttäjät
Tältä välilehdeltä löydät tiedon yrityksenne:
- pyöräetuvastaavasta
- valtuutetuista vuokrasopimusten allekirjoittajista
- asiakassivujen käyttäjistä
Tällä välilehdellä pääset ilmoittamaan muutoksista henkilöihin ja heidän rooleihinsa liittyen.
Joitain tiedoista on mahdollista muokata suoraan asiakassivuilta. Voit pyytää muiden tietojen muokkaamista asiakaspalvelustamme osoitteesta asiakkaat@gobybike.fi.
Materiaalit
Olemme luoneet kattavat materiaalit joiden avulla varmistatte sekä pyöräedun hallinnoinnin keveyden henkilöstöhallinnossa että pyöräedun mahdollisimman suuren suosion työntekijöidenne keskuudessa. Materiaalit -välilehdeltä löydät siis niin ohjeistusta pyöräedun hallinnointiin kuin valmiit viestintämateriaalit pyöräedun julkaisuun ja säännölliseen muistuttamiseen viimeistään kevätsesongin lähestyessä.
Ilmoitukset
Viestimme sähköpostin lisäksi myös asiakassivujen ilmoitusten kautta. Ilmoitukset -välilehdeltä löydät kaikki aiemmat ilmoitukset.
Asiakassivujen yläkulmasta löytyvä hälytyskello-ikoni saa ympärilleen siivet, kun uusia ilmoituksia on luettavissa.
Pääset kirjautumaan ulos portaalista kaikilta välilehdiltä Kirjaudu ulos -linkistä.